Les Reunions

Totes les reunions a les que assistim son necessàries? Hi dediquem massa temps? Les allarguem sense motiu?

Les reunions són absolutament necessàries perquè constitueixen mecanismes de coordinació fonamentals entre els diferents nivells d'una empresa, cal però fer-ne un bon us, planificar-les i preparar-les per a que siguin efectives.

Una reunió pot tenir diferents objectius: resoldre problemes, prendre decisions o informar sobre algun tema quan no es pot fer ni per telèfon , ni per correu electrònic, etc.

Cal tenir en compte que durant el temps que estiguem reunits la nostra càrrega de treball habitual augmentarà ja que tindrem correus sense contestar, trucades per fer i altres feines acumulades. 

Aquí us deixo uns quants consells que he anat recollint i que m’han semblat útils:

• Cal ser puntual, per reunir-nos cal quadrar diverses agendes i no podem fer perdre el temps a la gent, a més, aquest fet ja pot crear un mal ambient o tensió a la reunió.
• Hem de definir uns objectius reals, cal tenir clar per a que ens reunim i  quins temes s'han de preparar.
• Convocar les persones adequades. Els participants que assisteixin a la reunió han de ser el mínim nombre necessari perquè aquesta es realitzi de forma ràpida i productiva, les persones convocades han de veure clar per a què son a la reunió.
• Respectar l'ordre del dia definit per a la reunió i si cal, redactar una acta consensuada amb la resta d'assistents per tal de validar tots els temes tractats.
• Respectar el torn de paraula. Una reunió ha de tenir una dinàmica de conversa alternada, on cada part escolti a l'altra, cal que tothom pugui defensar els seus arguments assertivament. 
• Limitar la durada de la reunió, ja sabeu... "El bo si breu, dues vegades bo". Una hora o hora i mitja és un temps més que suficient, si una reunió s'allarga massa pot passar que els assistents desconnectin i perdin l'interès en els temes que s’estan tractant (quan la gent comença a mirar els mòbils, el rellotge...)o també que la gent s’estressi perquè te altres tasques pendents de realitzar.
• Crear un bon clima i intentar que tothom participi amb llibertat, és important que els participants se sentin còmodes i segurs per expressar-se, poden resultar útils les dinàmiques per a trencar el gel abans de començar (un dia us en parlaré).
• Triar una bona hora per a reunir-se, convenient per a tothom. Cal que tothom disposi de l’energia necessària per afrontar la reunió. Per ajudar a mantenir els nivells de glucosa del personal i que no decaigui la concentració,  ajuden molt uns dolços, aigua, sucs...

Si penseu en altres consells per a millorar les reunions de feina els podeu deixar escrits al blog i els comentem entre totes i tots.

Feliç divendres

La química de les relacions

Ja tenim aquí la de Setmana Santa i tot seguit Sant Jordi! L’Infodivendres marxa de vacances i per aquest motiu avui recomanaré un llibre per si algú encara no sap quin comprar o regalar per la diada.

Després de donar-hi moltes voltes...he triat “La química de les relacions” de Ferran Ramon-Cortés. Un llibre de fàcil lectura, entretingut i basat en històries reals que et fan reflexionar sobre les relacions interpersonals a la família, amb els amics i en l’àmbit laboral. Mitjançant curts  relats l’autor aconsegueix que ens sentim identificats amb les emocions que descriu i així prenem consciència de la importància de conèixer, identificar i gestionar les nostres emocions, pensaments i conductes.

La química de les relacions relata l’art de construir i mantenir vincles personals, l’autor explica quins aspectes ajuden a enfortir les relacions o a destruir-les.

Personalment el que m’ha agradat més d’aquest llibre és la metàfora de la “balança emocional” que utilitza l’autor, una forma molt visual de descriure les relacions humanes. 

Explica que hi ha actes que aporten plom a la balança, son les accions negatives, i hi ha altres accions d’or que inclinen la balança cap al costat positiu. 

Tot allò que fem pels altres genera emocions positives o negatives i incideix en les nostres relacions. Reconeixements, agraïments, afalacs, mostres d’afecte o d’atenció inclinen la balança cap al costat bo, generant emocions positives. En canvi, crítiques, retrets, menyspreus, manca de sinceritat o traïcions de confiança generen sentiments negatius i fan que aquesta s’inclini cap al costat contrari. Les relacions funcionen,segons Ramon-Cortés, simplement quan a la balança s’inclina l’agulla cap al costat bo.

També em va cridar l’atenció d’aquest llibre la diferència de pes que tenen segons l’autor, els actes negatius i els positius, serien necessàries cinc accions positives per contrarestar-ne una de negativa. Perquè tenim tanta tendència a recordar el negatiu de tot plegat, les dificultats, els problemes, els conflictes...els valorem més que els petits èxits? sens dubte ens cal reflexionar sobre aquest tema, hem d’omplir la nostra balança d’or!

PD: Espero les vostres recomanacions de llibres per Sant Jordi :) 

Feliç Setmana Santa,
Feliç Sant Jordi, 
Feliç divendres

L'assertivitat

Quantes vegades t’has trobat en una reunió de feina o treballant amb un equip de persones i no has expressat lliurament la teva opinió? Quantes vegades t’has “mossegat la llengua” per quedar bé o evitar conflictes i això t’ha generat un malestar que pot durar hores...o dies? Perquè ens comportem així? Quina capacitat caldria millorar per tenir relacions interpersonals més efectives i lliures d’estrès? Ser assertius ens ajudaria molt.

L'assertivitat és una habilitat social que consisteix en manifestar de manera clara, sincera i respectuosa les nostres opinions, emocions, pensaments i sentiments. Ser assertius permet defensar els nostres drets, acceptar els pensaments i les crítiques dels altres sense sentir-nos amenaçats ni culpables i ens ajuda a  saber dir que “no”. L’assertivitat és la fermesa, la seguretat personal i la confiança en un mateix.

Està relacionada amb la capacitat de comunicar de forma eficaç i encertada un missatge per complicat i dur que aquest sigui.

Com totes les habilitats, podem millorar el nostre nivell d’assertivitat practicant.

Algunes estratègies que ens poden ajudar a fer mes eficaces les respostes assertives poden ser:

• Tenir un bon concepte de nosaltres mateixos. Molta gent no és assertiva perquè li manca autoestima. Cal tenir tenir consciència d’un mateix, sentir-se segur i ser capaç d’autoafirmar-se.
• Planificar el que volem dir, si ordenem les nostres idees prèviament, reduirem el nostre estrès i ens comunicarem millor.
• Ser educats i respectuosos. Mai perdre els papers, si ho fem semblarem més febles, descontrolats i perdrem la nostra credibilitat, és millor contar fins a 10 (o 20) i educadament, però amb fermesa, exposar l'opinió pròpia.
• Mai recórrer a les amenaces. Si es respon a qualsevol injustícia amb fortes amenaces, la credibilitat i la cooperació desapareixeran. Una afirmació tranquil·la és molt més eficaç.
• Acceptar els nostres errors, no sempre tenim la raó.
• Escoltar activament als nostres companys/es per evitar malentesos.

Ser assertiu no sempre és fàcil, però ho hem d’intentar. Us deixo un divertit vídeo exemple de dos minutets.

https://www.youtube.com/watch?v=BdyVCvr81UA

Feliç divendres