Les Reunions
Totes les reunions a les que assistim son necessàries? Hi dediquem massa temps? Les allarguem sense motiu?
Les reunions són absolutament necessàries perquè constitueixen mecanismes de coordinació fonamentals entre els diferents nivells d'una empresa, cal però fer-ne un bon us, planificar-les i preparar-les per a que siguin efectives.
Una reunió pot tenir diferents objectius: resoldre problemes, prendre decisions o informar sobre algun tema quan no es pot fer ni per telèfon , ni per correu electrònic, etc.
Cal tenir en compte que durant el temps que estiguem reunits la nostra càrrega de treball habitual augmentarà ja que tindrem correus sense contestar, trucades per fer i altres feines acumulades.
Aquí us deixo uns quants consells que he anat recollint i que m’han semblat útils:
- Cal ser puntual, per reunir-nos cal quadrar diverses agendes i no podem fer perdre el temps a la gent, a més, aquest fet ja pot crear un mal ambient o tensió a la reunió.
- Hem de definir uns objectius reals, cal tenir clar per a que ens reunim i quins temes s'han de preparar.
- Convocar les persones adequades. Els participants que assisteixin a la reunió han de ser el mínim nombre necessari perquè aquesta es realitzi de forma ràpida i productiva, les persones convocades han de veure clar per a què son a la reunió.
- Respectar l'ordre del dia definit per a la reunió i si cal, redactar una acta consensuada amb la resta d'assistents per tal de validar tots els temes tractats.
- Respectar el torn de paraula. Una reunió ha de tenir una dinàmica de conversa alternada, on cada part escolti a l'altra, cal que tothom pugui defensar els seus arguments assertivament.
- Limitar la durada de la reunió, ja sabeu... "El bo si breu, dues vegades bo". Una hora o hora i mitja és un temps més que suficient, si una reunió s'allarga massa pot passar que els assistents desconnectin i perdin l'interès en els temes que s’estan tractant (quan la gent comença a mirar els mòbils, el rellotge...)o també que la gent s’estressi perquè te altres tasques pendents de realitzar.
- Crear un bon clima i intentar que tothom participi amb llibertat, és important que els participants se sentin còmodes i segurs per expressar-se, poden resultar útils les dinàmiques per a trencar el gel abans de començar (un dia us en parlaré).
- Triar una bona hora per a reunir-se, convenient per a tothom. Cal que tothom disposi de l’energia necessària per afrontar la reunió. Per ajudar a mantenir els nivells de glucosa del personal i que no decaigui la concentració, ajuden molt uns dolços, aigua, sucs...
Si penseu en altres consells per a millorar les reunions de feina els podeu deixar escrits al blog i els comentem entre totes i tots.
Feliç divendres
Cada un dels punts són importants, però jo destacaria la part de crear un bon clima que fomenta la participació dels assistents. Anna Pastoret
ResponEliminaEstic d'acord Anna, tothom hauria de sentir que pot donar la seva opinió i parlar lliurement. Moltes gràcies.
EliminaTotalment d'acord! Jo em quedo amb la frase: "el bo si breu, dues vegades bo!"
ResponEliminaDoncs si Gemma, és una de les meves dites preferides!! :) Moltes gràcies.
EliminaEstic totalment d’acord amb el post de la Marta, però faré uns petits apunts amb l’experiència dels darrers 10 anys...
ResponElimina• Puntualitat, ens equivoquem quan donem 5 minuts de cortesia als que arriben tard, la cortesia és arribar 5 minuts abans que comenci la reunió, sinó els “puntuals” sempre surten perdent
• Objectius, odre del dia, torn de paraula, durada, assistents, tots aquests punts es resumeixen en 1 de sol, la PLANIFICACIÓ!!!! cal seguir i respectar l’ordre del dia, cal que les reunions siguin dirigides pel convocant de la reunió, així s’aconsegueix no desviar-se amb d’altres temes
• Parla 1 persona, escolten la resta, això es fonamental, no hi ha res que entorpeixi més una reunió que els grupets i els comentaris entre els assistents, apart de ser una falta de respecte vers qui està parlant suposa desconnectar de la reunió i desconcentrar a qui té el torn de paraula en aquell moment
• Clima...no confondre el bon clima de la reunió amb el “ji ji ja ja” molt comú a casa nostra, el “ji ji ja ja” el deixem pel nostre temps d’oci, a la feina hem d’anar per feina i acabar-la com és aviat millor
• Bona hora per reunir-se...., aquí cadascú té la seva hora...a mi, per desgràcia, la majoria de reunions em toquen quan ja he acabat la meva jornada laboral ;-)
A.Fajula
Moltes gràcies per les teves aportacions Agustí, sempre podem millorar :)
EliminaA aquesta casa fem moooooltes reunions. En general crec que força ben planificades. Sempre podem millorar-ne l'eficiència. Jo crec que una de les coses bones de les reunions és obtenir aquell plus que s'escapa de l'ordre del dia i que enriqueix la trobada. Sovint es creen debats innecessaris, però a vegades també es creen debats molt enriquidors. Llavors val la pena saltar-se el guió per treure'n el suc.
ResponEliminaPenso que encara ens queda per aprendre a gestionar bé aquest tema. A mi personalment, un matí de reunions m'esgota molt més que tres dies fent nòmina...
Doncs si Jordi, els dies amb vàries reunions et deixen a cero d'energia, segurament perquè a vegades s'allarguen massa, moltes gràcies!
Elimina